Paperless: a digitalização de processos e sustentabilidade na hotelaria moderna

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A rotina de um hotel envolve diversos processos operacionais diários, como fichas de cadastro, termos de hospedagem, listas de hóspedes e controles internos. Embora esses procedimentos façam parte da gestão há décadas, eles também geram desafios, como alto consumo de papel, maior tempo de atendimento e dificuldades na organização das informações.

Com o avanço da tecnologia aplicada à hotelaria, muitos hotéis vêm adotando soluções digitais para simplificar essas rotinas. Nesse cenário, a Erbon Hospitality Solutions desenvolveu o Paperless, uma tecnologia criada para digitalizar processos operacionais e ajudar hotéis a reduzir o uso de papel, tornando a gestão mais ágil, organizada e eficiente.

O que é o Erbon Paperless

O Erbon Paperless é uma solução digital integrada ao Atlas (sistema de gestão hoteleira da Erbon) que permite aos hotéis substituir processos físicos por operações totalmente digitais.

O objetivo é simplificar rotinas operacionais e oferecer mais controle sobre informações importantes da operação hoteleira, ao mesmo tempo em que reduz custos e contribui para práticas mais sustentáveis.

Entre as principais funcionalidades do módulo estão:

check-in digital com assinatura eletrônica
visualização da lista de chegadas do dia
pesquisa rápida por nome ou número de reserva
edição de dados diretamente no PMS
controle de consumo do café da manhã
dashboards operacionais para equipes do hotel

Com isso, hotéis conseguem reduzir o uso de papel, melhorar a organização das informações e aumentar a eficiência das equipes.

Check-in digital: mais agilidade e menos filas

Uma das principais aplicações do Erbon Paperless está no processo de check-in. Tradicionalmente, a recepção precisa imprimir fichas de cadastro para que os hóspedes preencham seus dados e assinem os termos de hospedagem, o que gera consumo de papel e pode tornar o atendimento mais demorado.

Com o Paperless, esse processo passa a ser realizado digitalmente. O sistema permite visualizar a lista de chegadas, editar informações diretamente no PMS e coletar a assinatura do hóspede de forma eletrônica, utilizando tablet, smartphone ou computador.

Esse modelo traz benefícios importantes para a operação:

redução de filas na recepção
mais agilidade no atendimento
eliminação de impressões desnecessárias
organização digital das informações

Além disso, a assinatura digital permite que o processo seja realizado em diferentes áreas do hotel, como lounge, áreas comuns ou até mesmo em ambientes externos.

Gestão do café da manhã com dados em tempo real

Outra funcionalidade importante do Erbon Paperless está relacionada à gestão do serviço de café da manhã.

O módulo permite que a equipe acompanhe, em tempo real, quais hóspedes já consumiram o café e quais ainda não passaram pelo restaurante. Essas informações ficam disponíveis em uma interface simples e organizada.

Entre os recursos disponíveis estão:

lista de hóspedes com direito ao café da manhã
identificação de quem já consumiu ou não o serviço
busca rápida por nome ou número do apartamento
dashboard para acompanhamento pela cozinha

Com essas informações, a equipe consegue planejar melhor a reposição de alimentos e evitar preparos desnecessários.

Redução de desperdício de alimentos

O desperdício de alimentos é um desafio relevante para a hotelaria em todo o mundo. Estudos indicam que hotéis podem desperdiçar entre 10% e 20% dos alimentos preparados diariamente, especialmente em serviços de buffet.

Globalmente, o desperdício de alimentos representa prejuízos estimados em US$ 1 trilhão por ano.

Ao utilizar dados operacionais atualizados em tempo real, ferramentas digitais como o Erbon Paperless ajudam hotéis a melhorar o planejamento da produção e a reduzir desperdícios.

Isso significa não apenas economia financeira, mas também uma operação mais sustentável.

Redução de custos operacionais

Além de melhorar a organização da operação, a digitalização de processos também contribui para reduzir custos.

Impressões frequentes de fichas de check-in, relatórios e controles internos podem gerar despesas recorrentes com papel e tinta. Um exemplo prático mostra que o custo médio de 500 impressões pode chegar a cerca de R$ 120 considerando papel e cartuchos de tinta.

Quando essas impressões passam a ser substituídas por processos digitais, hotéis conseguem reduzir esses gastos e simplificar suas rotinas administrativas.

Menos papel, mais eficiência na operação

Por fim, o Erbon Paperless foi desenvolvido para ajudar hotéis a digitalizar processos operacionais importantes, como o check-in e o controle do café da manhã, reduzindo o uso de papel e melhorando a organização das informações.